Cómo organizo mi tiempo hoy

En un chat de amigas emprendedoras, alguien comentó que si usamos la matriz de Eisenhower:

Esto que les comento es parte de una estrategia mayor (tengo, por ejemplo, definidas las áreas de mi vida y mi trabajo que son prioridad y a esos les llamo «proyectos» y que si seguimos la matriz de arriba, define lo que es importante), pero para no hacerlo más grande, va la parte que es semanal.

• Cada viernes hago una revisión de la siguiente semana para determinar cuanto tiempo cuento realmente en la semana para trabajar en crecer mi negocio, en vez de operar mi negocio («work ON the business, not IN the business»). Considero sesiones y otros compromisos – incluye cosas que quedé de entregar – . Ya aprendí que desde desde la semana anterior tengo que monitorear si se me llenan mucho de sesiones los días, bloqueo el día para que me quede algo de tiempo para trabajar en lo mío.
• Agendo tiempo para mí (que ya medio está por default, en mi caso, porque tengo rutina mañanera), o tiempo con mi esposo.
• Defino mis parteaguas de la semana. Las 2 cosas, chicas o grandes, complejas o sencillas, que si las hago, moverán mis proyectos hacia mi objetivo, los siguientes pasos. Esto es lo importante y no urgente. Defino dos por proyecto, porque si alguna de ellas depende de terceros, quiero tener cosas tb que dependen de mi. No tengo permiso de trabajar en NADA opcional, que no sea eso (como este post, por ejemplo jajaja). Agendo en qué momentos de la semana lo haré. Y si cumplí esos parteaguas, la semana es declarada un éxito.
• Agendo en qué momentos haré los parteaguas, si es que son cosas que toman tiempo. A veces un parteaguas es «hacer cita con X doctor».
• Reviso si me estoy comprometiendo a algo que no debo, o que no me suma (aunque cada vez soy más buena para decir no desde el principio)
• Me salgo de / hago las paces con soltar cosas que:
  • Se van a morir aunque los ayude
  • O van a vivir/resolverse sin importar si me meto
• Esta revisión la hago más hacia adelante, no solo para la semana, dos tres semanas, tal vez, según lo que quedé de entregar/compromisos sociales.
  Y dejo solo cosas que van a vivir solamente si yo hago algo esta semana (aquí entra la parte de urgencia de la matriz).
• Reviso mi lista de to-dos para planear qué otras cosas tienen que suceder en la semana, pero no tienen el nivel de importancia de los parteaguas y los organizo alrededor de los espacios que ya tengo comprometidos. Hay semanas donde esto ni entra, si tengo muchas cosas.

Tim Ferriss, otra persona que ha estudiado productividad dice

«Nunca automatices algo que puede ser eliminado. Nunca delegues algo que puede ser automatizado o simplificado, porque estarás desperdiciando el tiempo de otra persona, en vez del tuyo, que ahora hace que desperdicies tu dinero.». El orden de decisión es:

• Elimina lo que puedas
• Simplifica lo más posible todo lo demás
• Automatiza todo lo ya simplificado, y lo que no puedas
• Delégalo
• Lo que no puedas delegar, es en lo que sí tienes que estar usando tu tiempo.

Esta secuencia de cierta forma se ve reflejada arriba, pero la incluyo aquí por si esta forma de explicarlo te ayuda a aplicarla mejor a lo que ya hagas hoy.

Las bases para que mi sistema funcione son:

• Usar calendario. Sin calendario de papel o electrónico, imposible hacer esto. Uso Google para calendario y calendly para que la gente se inscriba en mi agenda.
• Tener una lista de to-dos concentrada donde esté todo – eso quiere decir que anoto TODO lo que se me ocurre que tengo que hacer-, que es donde puedo revisar un poco hacia adelante, o ver si estoy ignorando algo que no debería. Uso Excel en un Dropbox para tener acceso a él si necesito.
• Otros espacios para anotar ideas no accionables. Cosas que quiero recordar pero que no son un to-do. Las anoto en pestañas adicionales en el Excel para que no ensucie mi lista de pendientes o en otros espacios. Este es tema de otro artículo. En general, estos espacios los reviso una vez cada 6 meses o un año para recuperar cosas.
• Y tener un plan para cada proyecto. Tengo un roadmap ya definido de lo que quiero hacer para mi salud física, para mi negocio, y entonces, en la semana, solo «implemento» el roadmap. Si no tengo un plan claro, el to-do es, claramente, DEFINIR el roadmap en calidad de urgente.

Disclaimer:

Este proceso está hecho por mí, especialmente para mí, y para mi vida hoy. No tienes que tener todo tan armado para ver un avance en tu productividad, comienza implementando lo que más sentido te haga. Llegué a este proceso mediante iteraciones de entender qué me funciona y qué no, y sugiero que hagas lo mismo.

Para iterar, ayuda mucho hacer una reflexión sobre la semana anterior:

• Qué hice bien
• Qué me falló en la gestión del tiempo
• Qué lecciones aprendí y
• Qué elijo hacer de ahora en adelante, a partir de esta información.

Y así vas modificando el sistema. Hice esta reflexión semanalmente por dos meses hace poco, ayudada por uso de Toggl para registrar cómo usaba mi tiempo en esa etapa (pero con una clienta, fue solo hoja y papel y le ayudó bastante, no tienes que ser tan minucioso/a). Aprendí MUCHISIMO y me he volví mucho más eficiente e intencional en el uso de mi tiempo. Me ayuda a ver el costo de malos hábitos que tenía y a encontrar formas de erradicarlos. No veo la necesidad de hacer esta reflexión SIEMPRE, porque ahorita sé que el mayor retorno de mi tiempo está en operar, no en seguir optimizando.

El proceso mencionado al inicio de este post ya lo tengo medio internalizado y lo hago a un 40-50% de su totalidad todas las semanas. No tengo tiempo de hacerlo completo cada semana, o a veces, es inútil porque si viajo, sé que en la semana, con que salga «A», es un logro, porque solo tengo dos días reales. Pero cuando pierdo vista de lo que es importante, regresar a él me ayuda a saber en qué tengo que estar. Menciono esto porque la idea no es perfección en la organización, es HACER LO QUE IMPORTA, por citar a Oso Trava.

Hay siempre temas ambientales-emocionales que se interponen con un sistema de este tipo:

• People pleasing y no saber decir que no
• El impulso (personal mío) de siempre querer aprender más, en vez de operar
• La procrastinación, que a su vez tiene MUCHAS causas
• Falta de enfoque, te distraes fácilmente
• Resistencia y rechazo a las reglas. No necesitas este nivel de orden (recuerda, esto es lo que me funcionó a mí), pero si sientes que no estás usando tu tiempo suficientemente bien, ALGO tienes que hacer distinto. Si es una regla que te ayuda, te suma a tu objetivo, y te resistes a ella, toca explorar qué hay ahí.
• Priorizar lo de todos los demás y ponerte al último
• y seguro muchas más…

Todo esto emerge mientras intentas implementar el sistema y el momento de atenderlo es MIENTRAS defines, refinas e implementas el sistema. Decir «cuando resuelva la procrastinación implemento algo».. bueno, el chiste se cuenta solo. Nota que atender los temas emocionales puede requerir ayuda.

Listo! Espero que te sirva y te lleves algunas buenas ideas! Sabes que si algo se te atora, me puedes buscar para resolver, o si es algo personal, para explorar qué hay ahí y qué estrategias podemos diseñar para tu caso.