Cómo delegar

Video 1: Mindsets para delegar

Delegar es una tarea compleja, que puede hacer la diferencia entre que tu equipo sea una máquina bien aceitada o que sea una fuente de estrés para ti. Hay dos formas de delegar: a un experto, o a un miembro del equipo que está aprendiendo. Los pasos son similares, pero si alguien está aprendiendo, toma en cuenta que además de proporcionar más detalles, puede ser que debas enseñar la tarea, no sólo delegarla. Por otro lado, si le delegas a un experto, se espera que también le des más libertad de acción.

Delegar implica delegar la tarea, pero también la responsabilidad y autoridad. Aun si la persona a la que le pedirán cuentas es a ti, deberás encontrar el balance donde puedes entregar responsabilidad y autoridad, ya sea porque tienes confianza en la persona, o porque has construido mecanismos de seguimiento que te permitirán verificar que todo marche bien.

Mindsets a evitar:

• “Yo lo haría mejor”: Cuando una persona está aprendiendo, puede ser que sí. Pero también puede que te sorprendan.
• “Es más rápido si lo hago yo”. A la larga no, no lo es.
• “Es que así lo hago yo” – La regla del 70% (si lo hace 70% bien, es suficiente, recuerda que el objetivo también es que te ahorre tiempo). Recuerda: la perfección es enemiga del avance. Por otro lado, si estás enseñando, sí puedes decirles cómo lo haces tú, pero dejarles la opción abierta a que ellos encuentren su propio método.
• “Tiene que salir bien a la primera”. Debes dar espacio para fallar, todos lo hemos tenido en algún momento, si no lo hay, entonces debes asignarle esa tarea a un experto/a, o hacerla tú.

Video 2: Conócete y conoce a la persona

Acerca de ti:

• Qué te quita tiempo que puede hacer otra persona? 
• Qué grado de control deseas y cómo implementarlo de forma amable?
• De qué si te quieres enterar y qué problemas no te preocupa que los resuelva por su cuenta?
• Qué es lo que más te cuesta trabajo de delegar? Admítelo a la otra persona para facilitar la colaboración y que te tenga más paciencia a ti. 

Acerca de la otra persona:

• Cuáles son sus fortalezas y debilidades? Si no tienen las fortalezas adecuadas, considera capacitarles, ya sea tú mismo o a través de un tercero. Estás construyendo recursos para el largo plazo.
• ¿Sus preferencias de trabajo?, ¿qué le motiva?
• ¿Sus preferencias de comunicación?
• ¿Qué tanto tiempo tiene disponible? ¿Va a tener que depriorizar algunas tareas? ¿Cuáles?

Qué sí puedes delegar

• Cosas frecuentes y breves – recoger información, elaborar reportes, agendar algunas citas, etc.
• Tareas grandes y completas que consumen mucho tiempo – un estudio de mercado, encontrar a un proveedor de algo.
• Algo que requiere expertise especializado
  • Ya sea porque requiere convertirse en un experto en ello y/o hay que estar al día en las tendencias.
• Algo que puede explicarse en pasos
• Cosas en las que no eres bueno o, si tienes ese lujo, cosas que no te gusta hacer (suelen ser las mismas). Solo considera en balancear la carga de tu equipo, solo encargarle a otros lo que nadie quiere hacer, no es buen liderazgo, a menos que el perfil de esa persona disfrute esas tareas.

Video 3. Da instrucciones claras

La persona a quien le delegas necesita información que tu hoy, das por hecho que la sabes. Es importante comunicársela. Para eso, antes de delegar algo, haz una anotación breve de las respuestas a estas preguntas. Las primeras conversaciones de delegar no deberían ser improvisadas, en lo que te acostumbras a ponerte en los zapatos de la otra persona. Preguntas:

• ¿Qué es el éxito?
  • Qué esperas ver, cuál es el resultado, si se puede, usa objetivos SMART
  • Cómo – algo respecto al formato, funcionalidad, objetivos
  • Para cuándo y cuánto tiempo consideras que deben dedicarle
  • Para qué necesitas eso, dale contexto, y si hubiera, explica el impacto para el equipo o el proyecto, de no cumplir expectativas
• ¿Qué actividades crees / quieres que pueden estar implicadas? Por ejemplo, para que me entregues el reporte, esperaría que le pidas información a A, B, C, D. Que cruces la información con X documento para revisar que no falte nada. Que revises las fórmulas antes de mandármelo. Depende del nivel de experiencia de la persona en realizar estas tareas, puede ser que le tengas que pedir cosas que para ti son obvias. Si sientes que la persona lo toma a mal, puedes disculparte antes de iniciar «prefiero que no haya dudas, entonces igual digo cosas que te parecen obvias, si es el caso dime, para ir entendiendo lo que tu ya sabías».
• ¿En qué situaciones te puede buscar si algo se atora? Algunas personas, por querer entregar el trabajo, pueden perder mucho tiempo en una actividad que no lo amerita y no decirte en el inter (3 días a buscar un proveedor que les puede tomar 5 minutos en Google, esperar 1 semana a que alguien les mande información). Por eso es importante establecer un parámetro de cuánto tiempo consideras que puede tomarles, y si anticipas dificultades, pedirle que te avise (si X no te entrega el reporte, forwardeame el mail para que no lo esperes mucho tiempo).
• Da espacio para preguntas de clarificación para su parte.

Video 4: Acuerda mecanismos de seguimiento y reglas del juego

• Si tienes poca experiencia delegando, o no conoces bien a la persona, construye algo de tiempo de “colchón”, no pidas entregables que estén muy justos con el tiempo en los que los necesitas tener listos. Idealmente, debes dejar espacio para comentarios, que la persona resuelva sus propios problemas, y con tiempo de darle algunas vueltas.
• No interrumpas su trabajo. Resiste la tentación de preguntar antes de tiempo cómo va o que te presente avances. Es innecesario y es una señal de que tienes que gestionar mejor tus preocupaciones o ansiedad, que no se explicó la tarea adecuadamente o no hay suficientes mecanismos de seguimiento. Mejor construye mecanismos de seguimiento de periodos más cortos para que te cuente avances, y si ves que la tarea se atrasa, empieza a acordar qué deberá estar listo para la siguiente revisión.
• Acuerda cómo te mantendrá a tanto de su avance. Será por mail, en reuniones o en un sistema de project management?
• ¿Qué decisiones puede tomar esta persona sin consultar? ¿O para qué cosas quisieras que te consulten?
• ¿Quieres que te busquen cada que hay una pregunta, o que lo vean mediante mecanismos de seguimiento?
• No aceptes que te lo deleguen de vuelta. Si vienen con un problema, pide que te propongan alternativas o pregúntales: ¿cómo lo podrías resolver tú?. Habrá veces en las que sí te toque entrar a enseñar, aprende a detectar cuándo debes frenar tu impulso de resolver y empújales a que aprendan por sí mismos.

Video 5: Revisa y comunica

• Acepta solo trabajo de calidad suficiente, que revisarlo no te quite más tiempo. Si trae muchas faltas de ortografía, lo regresas y que lo resuelva.
• Si la persona falla constantemente, posiblemente a) tus expectativas son demasiado altas para su experiencia y habilidades actuales – y haya que desarrollarlas o enseñarle, o b) no diste instrucciones suficientes.
• No esperes que la gente te lea la mente. Hay personas así, pero son las menos y en realidad es porque están compensando con su conocimiento y capacidad de preguntar/investigar, algo que tú no les dijiste y que probablemente debiste haber comunicado :). Este es uno de los aspectos más complejos de delegar, el acostumbrarse a comunicar con suficiente detalle lo que necesitas. Eventualmente podrás ir reduciendo la cantidad de detalle conforme el equipo se acopla. Si temes ser condescendiente al explicar de más, pregúntale a la otra persona si le parece demasiado detalle.
• Celebra lo que hayan hecho bien y si es necesario, da feedback para los temas donde aún haya que mejorar.
• Pide feedback de la persona acerca de que le gustó y que no le funcionó tan bien del proceso, para que aprendas a delegar cada vez mejor, y la conozcas un poco más.
• Da el crédito de forma pública. El reconocimiento es de ellos, porque aun en el caso que tú le hayas enseñado, ellos lo aprendieron y/o hicieron. Esto increíblemente le cuesta a algunos jefes/as: no te hace menos valioso si tu equipo hizo algo increíble o que excede expectativas. Recuerda que las personas inteligentes buscan rodearse de personas más capaces que ellos. Si hay algo que mejorar en tí, afronta ese tema de otra forma, pero sin disminuir el reconocimiento a otros.
• Disfruta del proceso. Delegar puede ser una forma de conocer al otro, conocerte a ti y ver cómo cada vez más puedes caminar en modo turbo porque tienes un equipo en el que confías.