Mes: octubre 2022

Preguntas de reflexión para «cerrar» un ciclo laboral difícil

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Este artículo es para ti si estás procesando lo que te pasa hoy en tu trabajo o saliste de un trabajo donde quedaron temas por sanar y deseas recuperar aprendizajes.

No seré la típica que diga «vele el lado positivo, de todo se aprende» y creer que con eso tu situación se va mágicamente a volver menos desagradable. Pero aprender PUEDE ser una forma de sanar, y… si ya pasaste por todo esto, ¿por qué no sacarle todo el provecho posible para evitar repetir lecciones?

Para ello, aquí dejo algunas preguntas de reflexión que te pueden ayudar a encontrar algunos aprendizajes acerca de ti, y para ti. Mi sugerencia es que respondas en modo «lista», es decir, intentando agotar todas las respuestas a una pregunta, para que busques profundizar lo más posible. No te quedes con la primer respuesta que aparezca. Habrá preguntas que respondas en dos renglones, y otras en dos páginas, el punto es que sientas que ya no hay más por «extraerle» a la pregunta.

  • Toma unas respiraciones para conectar con tu cuerpo, y ve a esa etapa de tu vida, siente que regresas a ella. Enlista todas las emociones y todas las sensaciones físicas que sientes alrededor de esta experiencia laboral. ¿Qué notas? ¿Cuáles emociones y sensaciones de acentúan alrededor de alguna etapa, proyecto, actividad o persona de ese trabajo?
  • ¿Qué deseo hacer con estas emociones y sensaciones? ¿Con qué finalidad deseo esto? ¿Cómo me voy a sentir después si hago esto que deseo?
  • ¿Qué es lo que agradezco de este trabajo?
  • ¿Qué aprendí para bien, que me llevo?
  • ¿Qué aprendí que no quiero ser/hacer o tomar de este trabajo?
  • ¿Qué lecciones profesionales me ha dejado?
  • ¿Y qué lecciones personales me ha dejado?
  • ¿Qué situaciones no quiero volver a vivir?
  • ¿Qué no voy a volver a permitir?
  • ¿Qué puedo hacer para evitar que esto vuelva a suceder?
  • ¿De qué me tengo que hacer cargo para evitar volver a estar en esta situación/es, o para poder salir bien de ella?
  • ¿Qué descubrí acerca de mis mis valores?
  • ¿Y acerca de mis preferencias laborales?
  • ¿Qué consejo le diría a mi yo de hace X años, justo antes de empezar este trabajo, para vivirlo mejor?
  • ¿Qué dirían mis compañeros/as de equipo de mi?
  • ¿Para qué me ha preparado este trabajo?
  • ¿Qué me di cuenta que necesito trabajar, fortalecer o aprender?
  • ¿Qué necesito hoy para estar bien?
  • ¿Qué agradezco hoy en mi vida?
  • ¿De qué me doy cuenta?

Y claro… el (anti)comercial que NO esperarías de una coach: es posible sanar una experiencia de este tipo y extraer aprendizajes por tu cuenta, de forma individual. Requiere tiempo, disciplina, compasión contigo y paciencia con el proceso, pero se puede. Por otro lado, hablar con alguien que funcione como tu «espejo», que te ayude a profundizar en estos aprendizajes y a cuestionar y ofrecer perspectivas, acelera el proceso y lo enriquece.

Yo lo he hecho de las dos formas, y hay asuntos que sé que puedo llevar suficientemente bien sola, y hay asuntos (¡muchos!) donde ya me conviene pedir ayuda y pienso que qué bueno que lo hice. Así que, como cierre, estos son mis tres indicadores para decidir si lo hago sola o conviene pedir ayuda:

  • Mi nivel de bienestar (o frustración) actual – ¿Puedo permitirme sentirme como me siento?
  • Mi perspectiva sobre el futuro – ¿Veo avance, o me siento estancada?
  • Costo de tomarme mi tiempo – ¿Puedo esperar a resolverlo sin que se «rompa» nada?

Espero que estas reflexiones te sirvan, te den ideas, te inspiren a sacar lo mejor de lo difícil, y sobre todo, que te dejen con el sabor de boca de que sí se puede, y que esto es pasajero.

Todo lo mejor,

Yolí

Formato infalible para dar feedback

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Esta fórmula (que como todo en la vida, requiere práctica), resolverá muchas de tus conversaciones difíciles: Cómo dar feedback en 7 pasos:

  1. Si el(la) receptor(a) no lo sabe ya, avisa que le vas a dar un comentario de algo que observaste y que quisieras pedirle, para que sepa lo que sigue.
  2. Describe el comportamiento observable -y que deseas evitar- con datos objetivos. NO incluyas suposiciones de por qué lo hace, ni cosas de las que no estás seguro(a). Sólo lo observable. Ejemplo: “Noto que cuando X habla, tu expresión cambia” o “Veo que estás esperando a tener toda la información antes de venir conmigo”, o “Cuando vienes conmigo sueles hablar sólo del problema, sin traer alternativas”. Ten ejemplos concretos a la mano de cuándo observaste este comportamiento, y si no los tienes, posterga dar feedback hasta que los reúnas.
  3. Describe el impacto de ese comportamiento en su equipo, la empresa, el proyecto o en ti mismo(a). “Esto ocasiona que…”, “me hace sentir que….”. Saber las consecuencias de su comportamiento hace a la otra persona más consciente de cómo otros la perciben, y eso, es un regalo.
  4. Describe ahora el comportamiento deseado que te gustaría que hiciera en vez de lo que hace hoy. Cuida que no quede duda de lo que pides, evitando palabras ambiguas como “compromiso” o “actitud”. Mejor di “llegar puntual”, “preguntar si se necesita algo más para acabar el proyecto” o “mantener un lenguaje no verbal neutro y positivo”. Esto requiere que le pienses un poco, pero es parte de la responsabilidad de dar feedback.
  5. Describe el impacto de este nuevo comportamiento: “el equipo va a sentir que lo apoyas y va a esforzarse más”, “vamos a terminar en tiempo”, “mejora el ambiente para trabajar”, “me entero de los problemas a tiempo”.
  6. Dale espacio a la persona para que comente. Además, dependiendo de tu relación y la dirección que tomó esta plática, podrías hacer alguna de estas preguntas: ¿De qué te tienes que hacer cargo para que esto suceda? O ¿Qué necesitas de mí para hacer esto?
  7. Llega a acuerdos. No dejes que te digan cosas como «le voy a echar ganas» o «disculpa, no lo vuelvo a hacer» (sobre todo si esta respuesta es recurrente). Asegúrate que acuerdan acciones o medidas – pueden ser de los dos lados, si hay espacio para la flexibilidad de tu parte- implementarán para resolver la situación. Si en ese momento la persona a quien estás dando feedback no sabe qué hará para hacerse cargo, pueden regresar a la conversación en otro momento. Este paso puede no ser necesario si intuyes que la persona hará cambios fácilmente, pero si es un problema recurrente, el proceso de feedback no debe cerrar hasta que ellos/as se comprometan a acciones que resolverán la situación en cuestión.

¿Qué sucede con esta fórmula?

  • Que si hablas de hechos ob-ser-va-bles, es difícil entrar en peleas porque no hay nada que discutir. Lo que es, es.
  • Que si usas palabras específicas y no ambiguas, la persona sabe exactamente qué se espera de ella y puede hasta sentir que la estás ayudando (y sí!).
  • Que si le hablas del impacto de ambos comportamientos (deseado y no deseado) la persona entenderá -aunque le estés comunicando algo difícil- que tu petición es razonable.

El reto aquí es hacerlo, mantenerse calmado(a), ser totalmente objetivo(a) y constructivo(a), y si hay enojo, dejar esa emoción de lado por ahora. Si es la primera vez que lo haces así (o te da nervio porque es con tu jefe(a) o con una persona que intimida), ayuda mucho que prepares un guión con lo que deseas decir. No es ñoñez: toma tiempo y práctica cambiar hábitos de comunicación y esta es la inversión necesaria. ¿Te sirve? ¿Te animas?

Cómo delegar

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Video 1: Mindsets para delegar

Delegar es una tarea compleja, que puede hacer la diferencia entre que tu equipo sea una máquina bien aceitada o que sea una fuente de estrés para ti. Hay dos formas de delegar: a un experto, o a un miembro del equipo que está aprendiendo. Los pasos son similares, pero si alguien está aprendiendo, toma en cuenta que además de proporcionar más detalles, puede ser que debas enseñar la tarea, no sólo delegarla. Por otro lado, si le delegas a un experto, se espera que también le des más libertad de acción.

Delegar implica delegar la tarea, pero también la responsabilidad y autoridad. Aun si la persona a la que le pedirán cuentas es a ti, deberás encontrar el balance donde puedes entregar responsabilidad y autoridad, ya sea porque tienes confianza en la persona, o porque has construido mecanismos de seguimiento que te permitirán verificar que todo marche bien.

Mindsets a evitar:

  • “Yo lo haría mejor”: Cuando una persona está aprendiendo, puede ser que sí. Pero también puede que te sorprendan.
  • “Es más rápido si lo hago yo”. A la larga no, no lo es.
  • “Es que así lo hago yo” – La regla del 70% (si lo hace 70% bien, es suficiente, recuerda que el objetivo también es que te ahorre tiempo). Recuerda: la perfección es enemiga del avance. Por otro lado, si estás enseñando, sí puedes decirles cómo lo haces tú, pero dejarles la opción abierta a que ellos encuentren su propio método.
  • “Tiene que salir bien a la primera”. Debes dar espacio para fallar, todos lo hemos tenido en algún momento, si no lo hay, entonces debes asignarle esa tarea a un experto/a, o hacerla tú.

Video 2: Conócete y conoce a la persona

Acerca de ti:

  • Qué te quita tiempo que puede hacer otra persona? 
  • Qué grado de control deseas y cómo implementarlo de forma amable?
  • De qué si te quieres enterar y qué problemas no te preocupa que los resuelva por su cuenta?
  • Qué es lo que más te cuesta trabajo de delegar? Admítelo a la otra persona para facilitar la colaboración y que te tenga más paciencia a ti. 

Acerca de la otra persona:

  • Cuáles son sus fortalezas y debilidades? Si no tienen las fortalezas adecuadas, considera capacitarles, ya sea tú mismo o a través de un tercero. Estás construyendo recursos para el largo plazo.
  • ¿Sus preferencias de trabajo?, ¿qué le motiva?
  • ¿Sus preferencias de comunicación?
  • ¿Qué tanto tiempo tiene disponible? ¿Va a tener que depriorizar algunas tareas? ¿Cuáles?

Qué sí puedes delegar

  • Cosas frecuentes y breves – recoger información, elaborar reportes, agendar algunas citas, etc.
  • Tareas grandes y completas que consumen mucho tiempo – un estudio de mercado, encontrar a un proveedor de algo.
  • Algo que requiere expertise especializado
    • Ya sea porque requiere convertirse en un experto en ello y/o hay que estar al día en las tendencias.
  • Algo que puede explicarse en pasos
  • Cosas en las que no eres bueno o, si tienes ese lujo, cosas que no te gusta hacer (suelen ser las mismas). Solo considera en balancear la carga de tu equipo, solo encargarle a otros lo que nadie quiere hacer, no es buen liderazgo, a menos que el perfil de esa persona disfrute esas tareas.

Video 3. Da instrucciones claras

La persona a quien le delegas necesita información que tu hoy, das por hecho que la sabes. Es importante comunicársela. Para eso, antes de delegar algo, haz una anotación breve de las respuestas a estas preguntas. Las primeras conversaciones de delegar no deberían ser improvisadas, en lo que te acostumbras a ponerte en los zapatos de la otra persona. Preguntas:

  • ¿Qué es el éxito?
    • Qué esperas ver, cuál es el resultado, si se puede, usa objetivos SMART
    • Cómo – algo respecto al formato, funcionalidad, objetivos
    • Para cuándo y cuánto tiempo consideras que deben dedicarle
    • Para qué necesitas eso, dale contexto, y si hubiera, explica el impacto para el equipo o el proyecto, de no cumplir expectativas
  • ¿Qué actividades crees / quieres que pueden estar implicadas? Por ejemplo, para que me entregues el reporte, esperaría que le pidas información a A, B, C, D. Que cruces la información con X documento para revisar que no falte nada. Que revises las fórmulas antes de mandármelo. Depende del nivel de experiencia de la persona en realizar estas tareas, puede ser que le tengas que pedir cosas que para ti son obvias. Si sientes que la persona lo toma a mal, puedes disculparte antes de iniciar «prefiero que no haya dudas, entonces igual digo cosas que te parecen obvias, si es el caso dime, para ir entendiendo lo que tu ya sabías».
  • ¿En qué situaciones te puede buscar si algo se atora? Algunas personas, por querer entregar el trabajo, pueden perder mucho tiempo en una actividad que no lo amerita y no decirte en el inter (3 días a buscar un proveedor que les puede tomar 5 minutos en Google, esperar 1 semana a que alguien les mande información). Por eso es importante establecer un parámetro de cuánto tiempo consideras que puede tomarles, y si anticipas dificultades, pedirle que te avise (si X no te entrega el reporte, forwardeame el mail para que no lo esperes mucho tiempo).
  • Da espacio para preguntas de clarificación para su parte.

Video 4: Acuerda mecanismos de seguimiento y reglas del juego

  • Si tienes poca experiencia delegando, o no conoces bien a la persona, construye algo de tiempo de “colchón”, no pidas entregables que estén muy justos con el tiempo en los que los necesitas tener listos. Idealmente, debes dejar espacio para comentarios, que la persona resuelva sus propios problemas, y con tiempo de darle algunas vueltas.
  • No interrumpas su trabajo. Resiste la tentación de preguntar antes de tiempo cómo va o que te presente avances. Es innecesario y es una señal de que tienes que gestionar mejor tus preocupaciones o ansiedad, que no se explicó la tarea adecuadamente o no hay suficientes mecanismos de seguimiento. Mejor construye mecanismos de seguimiento de periodos más cortos para que te cuente avances, y si ves que la tarea se atrasa, empieza a acordar qué deberá estar listo para la siguiente revisión.
  • Acuerda cómo te mantendrá a tanto de su avance. Será por mail, en reuniones o en un sistema de project management?
  • ¿Qué decisiones puede tomar esta persona sin consultar? ¿O para qué cosas quisieras que te consulten?
  • ¿Quieres que te busquen cada que hay una pregunta, o que lo vean mediante mecanismos de seguimiento?
  • No aceptes que te lo deleguen de vuelta. Si vienen con un problema, pide que te propongan alternativas o pregúntales: ¿cómo lo podrías resolver tú?. Habrá veces en las que sí te toque entrar a enseñar, aprende a detectar cuándo debes frenar tu impulso de resolver y empújales a que aprendan por sí mismos.

Video 5: Revisa y comunica

  • Acepta solo trabajo de calidad suficiente, que revisarlo no te quite más tiempo. Si trae muchas faltas de ortografía, lo regresas y que lo resuelva.
  • Si la persona falla constantemente, posiblemente a) tus expectativas son demasiado altas para su experiencia y habilidades actuales – y haya que desarrollarlas o enseñarle, o b) no diste instrucciones suficientes.
  • No esperes que la gente te lea la mente. Hay personas así, pero son las menos y en realidad es porque están compensando con su conocimiento y capacidad de preguntar/investigar, algo que tú no les dijiste y que probablemente debiste haber comunicado :). Este es uno de los aspectos más complejos de delegar, el acostumbrarse a comunicar con suficiente detalle lo que necesitas. Eventualmente podrás ir reduciendo la cantidad de detalle conforme el equipo se acopla. Si temes ser condescendiente al explicar de más, pregúntale a la otra persona si le parece demasiado detalle.
  • Celebra lo que hayan hecho bien y si es necesario, da feedback para los temas donde aún haya que mejorar.
  • Pide feedback de la persona acerca de que le gustó y que no le funcionó tan bien del proceso, para que aprendas a delegar cada vez mejor, y la conozcas un poco más.
  • Da el crédito de forma pública. El reconocimiento es de ellos, porque aun en el caso que tú le hayas enseñado, ellos lo aprendieron y/o hicieron. Esto increíblemente le cuesta a algunos jefes/as: no te hace menos valioso si tu equipo hizo algo increíble o que excede expectativas. Recuerda que las personas inteligentes buscan rodearse de personas más capaces que ellos. Si hay algo que mejorar en tí, afronta ese tema de otra forma, pero sin disminuir el reconocimiento a otros.
  • Disfruta del proceso. Delegar puede ser una forma de conocer al otro, conocerte a ti y ver cómo cada vez más puedes caminar en modo turbo porque tienes un equipo en el que confías.